Foire aux questions
Quand et quels documents dois-je remettre pour ma reddition de comptes?- L’organisme a changé de coordonnés et/ou de membres de la gouvernance, qui doit-on aviser?
- Nous avons besoin de clarifications concernant les affectations admissibles et les surplus non-affectés à nos états financiers
- Devrions-nous considérer l’adhésion à une assurance-responsabilité protégeant la gouvernance de l’organisme?
- Comment un organisateur communautaire peut-il soutenir mon organisme?
- Mon organisme s'est vu octroyer un financement fédéral pour un projet, sommes-nous assujettis aux dispositions de la Loi M-30?
- Changements de coordonnés - Pour quels changements et quand mon organisme doit-il aviser le PSOC?
Quand et quels documents dois-je remettre pour ma reddition de comptes?
L’organisme communautaire doit envoyer sa reddition de compte complète au plus tard 90 jours après la date d’échéance de son année financière. Tous les documents doivent être envoyés de façon numérique uniquement (en format PDF, téléchargeables), à l'adresse psoc.cissslan@ssss.gouv.qc.ca .
*** Attention, évitez l'utilisation de "We Transfer" puisque les mesures de sécurité du réseau de la santé et des services sociaux ne permettent pas le téléchargement par cette plate-forme.
À titre d’exemple :
Année financière se terminant au 31 décembre | Date d’échéance 31 mars |
Année financière se terminant au 31 mars | Date d’échéance 30 juin |
Année financière se terminant au 30 juin | Date d’échéance 30 septembre |
Les documents à transmettre par l’organisme à l’établissement ou au MSSS qui lui a versé le soutien financier en appui à la mission globale sont :
- L’avis de convocation à la dernière assemblée générale annuelle qui a été transmis aux membres;
- L’ordre du jour de la dernière assemblée générale annuelle qui a été utilisé pour la tenue de l’assemblée;
- Le rapport financier de l’organisme signé par deux administrateurs désignés qui étaient en poste au cours de la dernière année complétée;
- Le rapport d’activités de l’organisme pour la dernière année complétée;
- L’extrait de procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle (afin de témoigner du fonctionnement démocratique de l’organisme et du fait que le rapport d’activité et le rapport financier ont été présentés aux membres).****** Il s'agit ici de l'AGA qui VIENT de se dérouler et non de l'AGA de l'année précédente. Puisque le procès-verbal n'a pas encore été entériné, vous pouvez, si vous le souhaitez, indiquer qu'il s'agit du projet de procès-verbal.
Référence : Cadre de gestion ministériel du Programme de soutien aux organismes communautaires pour le mode de financement en soutien à la mission globale, p.24
L’organisme a changé de coordonnés et/ou de membres de la gouvernance, qui doit-on aviser?
Il est très important d’informer rapidement les partenaires – dont l’équipe PSOC - lors de changement de coordonnés postales/téléphoniques/courriel de votre organisme afin que nous ayons toujours à jour les bonnes informations au système de gestion et que nous soyons en mesure d'en informer le MSSS si des modifications au courriel d'envoi de vos avis de paiement doivent être effectuées.
Veuillez envoyer vos changements de coordonnés au courriel PSOC à l’adresse :
Le PSOC requiert d'avoir à jour les coordonnés suivantes :
- Numéro de téléphone général/administratif de l'organisme
- Courriel général/administratif de l'organisme pour les envois d'information et des avis de paiement
- Nom complet et courriel de la Coordination/Direction de l'organisme
- Nom complet, courriel et numéro de téléphone de la Présidence du conseil d'administration de votre organisme
De plus, nous vous rappelons qu'il est de la responsabilité de l'organisme de s'assurer que les noms et rôles des membres élus de la gouvernance de votre organisme soient à jour au Registraire des entreprises du Québec.
Nous avons besoin de clarifications concernant les affectations admissibles et les surplus non-affectés à nos états financiers
Nous vous invitons à prendre connaissance des règles régissant les affectations admissibles et les surplus non-affectés au sein des deux documents suivants :
Cadre de gestion ministériel du programme de soutien aux organismes communautaires pour le mode de financement en soutien à la mission globale MSSS
(particulièrement aux pages 23 à 25)
Rapport financier - Sommaire d'informations
Ces deux documents (ainsi que d'autres documents pertinents dans le cadre de vos fonctions) sont disponibles en tout temps sur la page Internet du PSOC, sur le site Internet du CISSS de Lanaudière au lien suivant :
Offre de service en organisation communautaire
Si vous requérez davantage de précision que celles incluses au sein des dits documents, nous vous invitons à communiquer directement avec la personne répondante au PSOC.
Devrions-nous considérer l’adhésion à une assurance-responsabilité protégeant la gouvernance de l’organisme?
Quoique non-obligatoire, une assurance-responsabilité est une des nombreuses façons de réduire les risques personnels des administrateurs siégeant à la gouvernance de votre organisme.
Toutefois, afin de réduire les risques de responsabilité personnelle, tout administrateur devrait d’abord:
- être conscient de ses responsabilités;
- s’acquitter de ses responsabilités avec soin et précaution;
- obtenir l’aide externe d’un expert lorsque la situation dépasse ses connaissances;
- prendre des mesures raisonnables pour éviter les problèmes;
- éviter de laisser les problèmes persister dans le temps.
De plus, tant qu’ils n’ont pas obtenu d’autorisation du conseil d’administration, les administrateurs ne devraient pas conclure de contrats.
Nous vous invitons fortement à prendre connaissance du texte suivant qui concerne les responsabilités des administrateurs au sein des organismes de bienfaisance :
Comment un organisateur communautaire peut-il soutenir mon organisme?
L’équipe d’organisation communautaire du CISSS de Lanaudière offre des services sous cinq (5) axes :
- Soutien aux organismes
- Soutien à la concertation
- Soutien à la création de nouvelles ressources communautaires
- Accompagnement d’initiatives menées pour et par les communautés
- Soutien aux communautés lors de déploiement de programmes gouvernementaux
Nous vous invitons fortement à prendre connaissance de leur offre de services et vous référer à leur équipe, disponible au lien suivant :
Mon organisme s'est vu octroyer un financement fédéral pour un projet, sommes-nous assujettis aux dispositions de la Loi M-30?
Lorsqu’un organisme communautaire reçoit déjà un financement de nature provincial (notamment le PSOC) et qu’il se voit octroyé un financement de nature fédérale, il est possible que ce dernier doive, ou non, se soumettre aux exigences de la Loi M-30
En vertu du chapitre M-30 de la Loi sur le ministère Conseil exécutif (Loi M30), un organisme public québécois ne peut, sans l’autorisation préalable écrite du ministre responsable des Relations canadiennes et de la Francophonie canadienne, conclure une entente avec un autre gouvernement au Canada, l'un de ses ministères ou organismes gouvernementaux, ou avec un organisme public fédéral.
L’autorisation prend la forme d’un arrêté ministériel signé par le ministre responsable, lequel est émis à la suite d'un avis transmis à ce dernier par le ministre de la SSS sur la pertinence du projet d'entente. De plus, le ministre responsable peut assortir son autorisation des conditions qu’il détermine. Si une organisation reçoit du financement du gouvernement du Québec, celle-ci pourrait être assujettie à la Loi M-30.
Généralement, cette législation s’applique à l’organisation concernée seulement si l’une ou plusieurs des trois conditions ci-dessous est rencontrée : − Une organisation reçoit plus de la moitié de son financement du Gouvernement du Québec; − Le C.A. de l’organisation est constitué de plus de la moitié de représentants du Gouvernement du Québec; − Plus de 50% de ses employés sont soumis à des lois du Québec.
Lors de la réception de l’acceptation du fond de soutien fédéral, l’organisme est habituellement informé à savoir s’il est assujetti aux dispositions de la Loi M-30 pour cette subvention. Toutefois, l’organisme est ultimement responsable de faire les vérifications nécessaires afin de connaître les dispositions. Au besoin, l’organisme peut solliciter un soutien à cet égard par un organisateur communautaire ou par son répondant PSOC régional.
Changements de coordonnés - Pour quels changements et quand mon organisme doit-il aviser le PSOC?
Afin de nous assurer d'une communication fluide, il est primordial que le PSOC soit avisé des changements de coordonnés ou d'information importante de votre organisme. Ainsi, nous requérons que soit à jour les informations suivantes :
- Nom légal de l'organisme;
- Coordonnés postales et téléphoniques;
- Courriel de l'organisme (***CE COURRIEL DOIT ÊTRE DÉNOMINALISÉ POUR ÉVITER LES IMPACTS D'UN ROULEMENT DE PERSONNEL ET SERA CELUI UTILISÉ POUR LES CORRESPONDANCES GÉNÉRALES DU PSOC ET LA RÉCEPTION DES AVIS DE PAIEMENT);
- Nom complet et courriel de la coordination/direction générale;
- Nom complet et courriel de la présidence du conseil d'administration;
- Tout changement dans les coordonnés bancaires.
Dans le cas de certaines informations, nous devons faire une démarche de mise à jour de vos coordonnés auprès du MSSS, un formulaire à cet effet pourra vous être demandé.
Lors de la réception de votre formulaire annuel de mise à jour/rehaussement, tout changement indiqué qui diffère des informations que nous avons au système de gestion doit être validé par votre organisme afin d'éviter les erreurs. Il est donc très important que vous portiez une attention particulière aux informations indiquées dans le formulaire lors de la complétion. De plus, il est à l'avantage de votre organisme de nous informer de tout changement aussitôt qu'il est effectif, plutôt que d'attendre au formulaire annuel de mise à jour.